Prazo de guarda
É costume dizer que a documentação de suporte para fins fiscais (contratos, notas fiscais, recibos etc.) deve ser guardada por cinco anos. A questão é saber a partir de quando, já que há dois prazos possíveis: (i) cinco anos, a partir do fato gerador (art. 150, §4º do CTN) e (ii) cinco anos, contados do primeiro dia do ano seguinte àquele que o tributo poderia ser lançado (art. 173 do CTN).
Margem de segurança
Como os prazos de decadência e de prescrição se sucedem, uma margem de segurança adequada diante de tais prazos seria de, no mínimo, 12 anos contados do fato gerador do tributo. Também é importante considerar que, nas discussões administrativas e judiciais, a apresentação de documentos poderá ocorrer tempos depois (ex. documentos relativos à compensação administrativa de tributos, cuja validade é questionada pela RFB).
Documentos digitalizados
A representação digital de um documento físico (digitalização), para ter eficácia jurídica, não se contenta com o mero escaneamento. Desde que observados os requisitos legais, os documentos físicos que forem digitalizados e arquivados conforme as especificações produzirão “os mesmos efeitos legais dos documentos originais”, não sendo necessário manter a guarda do documento físico original (Leis 12.682/12 e 13.874/19; Decreto 10.278/20).
Principais requisitos
No caso de documentos públicos – que, segundo a regulamentação, são os documentos não apenas produzidos, mas também recebidos por entidades públicas – exige-se a assinatura digital no padrão ICP-Brasil de quem realizou a digitalização (e não de quem assinou o documento). Ademais, há requisitos sistêmicos, com o objetivo de garantir a integridade e a confiabilidade dos documentos digitalizados ao longo do tempo.
O que diz o Fisco
A Receita Federal reconhece a faculdade de o contribuinte guardar documentos comprobatórios de suas despesas em meio digital, autorizando a destruição dos originais digitalizados, desde que atendidos os requisitos legais e regulamentares (Solução de Consulta Cosit 171/20; ADI 04/19).
